Antes de realizar una compra y presentar un informe de gastos, asegúrese de conocer el presupuesto asignado. Cualquier gasto no presupuestado deberá ser aprobado mediante votación en una reunión de la junta directiva o asociación de padres y maestros antes de que se pueda efectuar el reembolso.
Si no está seguro de si un gasto está aprobado, Contactar con el tesorero antes de gastar dinero.
Para enviar su solicitud de reembolso:
- Rellene un formulario de solicitud de reembolso.. Estos formularios se pueden encontrar en la carpeta naranja "Formularios" que se guarda en el buzón de correo de la AMPA en la oficina de la escuela, o puede descargarlos a continuación.
- Indique claramente en su formulario cómo desea que le entreguemos su cheque:
- Por correo postal (asegúrese de incluir su dirección postal en el formulario).
- En el buzón de correo de tu escuela (solo para profesores/personal)
- Déjelo en la oficina de la escuela para que lo recoja.
- Entregue su formulario completo en Se adjuntan copias de sus recibos o facturas. hacia Buzón de la PTA En la oficina. El buzón de la AMPA es la caja metálica negra montada en la pared. Por favor No deposite los formularios completados en el buzón de correo de la PTA., y Por favor, no envíe los formularios por correo electrónico.
- Los formularios de reembolso se podrán recoger en el buzón de la AMPA los días 1 y 15 de cada mes.
- Los formularios recibidos antes del día 1 se pagarán antes del día 15. Los formularios recibidos antes del día 15 se pagarán antes del día 1. Hacemos todo lo posible por procesar sus solicitudes a tiempo, pero tenga en cuenta que la junta directiva de la PTA está compuesta por voluntarios.
- Formularios de reembolso DEBE SER ENTREGADO ANTES DEL ÚLTIMO DÍA DEL AÑO ESCOLAR a menos que haya hecho otros arreglos por escrito que hayan sido confirmados por escrito Por el Tesorero. Los formularios recibidos después de finalizar el año escolar se procesarán en agosto del siguiente año escolar y los gastos deberán ser aprobados nuevamente. No se garantiza que el presupuesto del nuevo año pueda cubrir el reembolso.
No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta:
Descargue un formulario de solicitud
Los formularios en papel también están disponibles en la carpeta naranja "Formularios", que se guarda en el buzón de la AMPA en la oficina de la escuela.
Cómo completar una solicitud
Para los voluntarios de la AMPA
Para el personal escolar
Factura directa del proveedor
Circunstancias especiales
Los proveedores facturan directamente a la PTA.
Si es posible, los proveedores pueden facturar directamente a la asociación de padres y maestros (PTA). Tenga en cuenta que los gastos deben estar presupuestados y aprobados antes de que el proveedor comience el trabajo que facturará.
- Si el proveedor prefiere enviar las facturas por correo electrónico, por favor, envíe la factura al Tesorero a la siguiente dirección: . Aún debe entregar un formulario de solicitud de reembolso/pago en el buzón de la PTA., pero puede escribir en ella que la factura se ha enviado por correo electrónico al Tesorero (si usted no recibió también una copia).
- Si recibe una factura en papel, asegúrese de incluirla con el formulario que haya completado.
- Si recibió una factura por correo electrónico que no fue enviada al tesorero, imprímala e inclúyala con el formulario que completó. Si no tiene acceso a una impresora, envíe la factura al tesorero o solicite ayuda para imprimirla en la oficina de la escuela.
Transporte para excursiones escolares
Por razones de seguro, La PTA no puede pagar directamente el transporte para las excursiones escolares.. Si se necesitan fondos de la asociación de padres y maestros (PTA) para cubrir el transporte de las excursiones escolares, la PTA puede hacer una donación restringida a la escuela para este fin. Por favor, póngase en contacto con el tesorero lo antes posible si cree que deberá optar por esta vía.
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